Juli 11, 2022

Was vergessen die meisten Paare bei der Planung ihrer Hochzeit?

Events_The Box

Wir geben Ihnen 8 wichtige Tipps für Ihre Hochzeitsplanung

Die Planung einer Hochzeit – ob Sie im kleinen Kreis oder mit vielen Gästen feiern – kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn wir ehrlich sind: es ist ein Vollzeitjob. Es sind viele Entscheidungen zu treffen, Dienstleister zu koordinieren und vor allem sind es Ihre Wünsche, die besondere Beachtung verdienen und nicht vernachlässigt werden sollten. Eine Herausforderung für das Hochzeitspaar, keine Details zu übersehen. 

 

    1. Tipp: Plan A & B – auch für gutes Wetter

    2. Tipp: Beleuchtung

    3. Tipp: Stühle für die Zeremonie

    4. Tipp: Speisen & Getränke für Ihre Dienstleister

    5. Tipp: Sonnenuntergang

    6. Tipp: Shuttle für Ihre Gäste

    7. Tipp: Geschenke

    8. Tipp: Ablaufplan

1. Tipp / Plan A & B

Es gibt kalkulierbare Risiken, welche mit einer professionellen Planung umgangen werden können. Es ist am Hochzeitstag auf jeden Fall beruhigend, Varianten für den Fall der Fälle ausgearbeitet zu haben.

Es gibt aber auch Faktoren, auf die man keinen Einfluss hat, wie das Wetter. Es kann immer regnen, auch im Hochsommer. Hier eine Lösung, einen Plan B, in der Tasche zu haben, das ist bekannt und wichtig.

So wundervoll die Sonne ist – bei praller Sonne und hohen Temperaturen planen Sie Schatten ein: schöne Sonnenschirme, Fächer oder Hüte z.B. lassen sich auch optisch bestens in eine Outdoor-Hochzeit oder für einem Empfang integrieren.

Event 360-Hüte

 

2. Tipp / Beleuchtung

Oft wird unterschätzt, welche Wirkung Licht hat. Beleuchtung ist eine der wichtigsten Komponenten, um Stimmung & Emotionen zu erzeugen.

Ein Beispiel: denken Sie an Leuchtstoffröhren, welches Gefühl es bei Ihnen erzeugt oder im Vergleich eine Lichterkette.

Planen Sie die Beleuchtung z.B. Kerzen, Lichterketten oder eine Licht-Illuminationen gleich in Ihr Designkonzept mit ein und besprechen Sie diese mit der Location.

Unterschiedliche und gut platzierte Lichter setzen Akzente, erzeugen die gewünschte Wirkung und Atmosphäre: zum Tanzen benötigen Sie anderes Licht, als zum Essen oder bei einer Rede. Vergessen Sie nicht die Beleuchtung der Wege.

Tipp: gucken Sie sich unbedingt Ihre Hochzeitslocation auch einmal zu der Tageszeit an, wann Sie dort feiern wollen.

Events_Tischdeko

 

3. Tipp / Stühle für die Zeremonie

Planen Sie eine gerade Anzahl (wenn möglich) an Stühlen pro Reihe ein. Viele von Ihren Gästen kommen als Paare und möchten zusammen sitzen.

Gerne wird der eine oder andere Stuhl doch mal freigelassen. Bei der gleichen Anzahl Stühle zu Gäste müssten eventuell einige Gäste stehen. Deshalb kalkulieren Sie ca. 10 % mehr Stühle als Personen ein.

 

4. Tipp / Speisen & Getränke für Ihre Dienstleister

Auch Dienstleister müssen essen.

Sprechen Sie mit Ihrem Fotografen, Band/DJ und allen anderen, die den ganzen Tag für Ihre Hochzeit arbeiten, was sie Essen wollen.

Viele Dienstleister nehmen dies in ihren Verträgen auf. Auch wenn es nicht in einem Vertrag festgelegt ist, ist es höflich, ihnen etwas anzubieten. Ihr Caterer bietet für Dienstleister meist ein Tellergericht an, welches auch günstiger als das Dinner für Ihre Gäste ist.

Stimmen Sie auch mit den Dienstleister ab, wann sie essen.
Für den Hauptgang wird die längste Zeitspanne eingeplant – es ist eine gute Möglichkeit, dass z.B. Ihr Fotograf:in hier ebenfalls ißt. Denn Fotos während des Essens mag keiner gerne und der Fotograf:in kann sich auf die wichtigen Momente, wie Reden oder andere Überraschungen bestens konzentrieren.

 

5. Tipp / Sonnenuntergang

Kurz vor Sonnenuntergang ist für Fotografen ein ganz besonderer Moment. Es ist großartiges Licht, einfach perfekt für Photos. Verständlich, dass Ihr Fotografin:in zur „goldenen Stunde” gerne mit Ihnen Fotos machen möchte. 

Informieren Sie sich, um welche Uhrzeit an Ihrem Hochzeitstag der Sonnenuntergang ist.

Vielleicht sind Sie dann gerade beim Hochzeitsdinner? Oder jemand hält eine Rede während Ihr Fotograf am liebsten mit Ihnen Fotos machen möchte.

Hier ist von Ihnen eine Entscheidung zu treffen – können Sie Zeit für Fotos zum Sonnenuntergang einplanen oder ist es zeitlich nicht vereinbar?

 

6. Tipp / Shuttle für Ihre Gäste

Die Traumlocation ist gefunden – Sie wollen mit Ihren Gästen ausgelassen feiern.

Von der Wahl der Location hängt ab, ob und welchen Transport Sie und Ihre Gäste benötigen.

Findet alles an einem Ort statt? Wo übernachten Ihre Gäste, wo findet die Zeremonie und wo die Hochzeitsfeier statt? Gibt es noch ein Get together? Es gibt also eine Menge für einen Shuttle zu beachten.

Für Ihren Shuttleplan benötigen Sie die Anzahl der Gäste, die Orte sowie die Uhrzeiten.
Starten Sie bei der Planung mit fixen Terminen, z.B. der Zeremonie. Wann sollen Ihre Gäste ankommen? Arbeiten Sie sich dann in Ihrem Zeitplan rückwärts vor: Wie lange ist die Fahrtzeit (planen Sie Zeitpuffer ein) von dem Hotel (evtl. sind es mehrere Hotels) von denen Ihre Gäste abgeholt?
Nach der Zeremonie planen Sie zeitlich “vorwärts”: sollen direkt an dem Standort Fotos gemacht werden, wo ist der Empfang eingeplant? Wie lange dauert der Weg und wo die Hochzeitsfeier?
So können Sie planen, wie lange Sie wie viele Fahrzeuge benötigen. Eine Zeitangabe, die Ihr Shuttleanbieter von Ihnen wissen möchte.
Als Faustregel, für den Rücktransport nach Ihrer Feier zu den Hotels, lieber mehrere kleinere Vans als einen großen Bus einplanen.

Hotel Cipriani Boat Shuttle

Gäste Shuttle vom Belmond Hotel Cipriani in Venedig / Photography: Betsi Ewing Studio 

 

7. Tipp / Geschenke

Es ist überraschend, wie viele Brautpaare sich am Ende der Nacht keine Gedanken machen, wie und wann sie ihre Geschenke mitnehmen. Denken Sie daran, dass Sie nicht nur emotionale Geschenke, sondern auch Geld oder andere Wertgegenstände geschenkt bekommen. Nicht bei jedem Veranstaltungsort ist es möglich, die Geschenke am Folgetag abzuholen. Fragen Sie im Vorfeld eine vertraute Person, die Ihnen hilft oder sogar den Transport abnimmt.

 

8. Tipp / Ablaufplan

Die Erwartungen an eine Hochzeit sind heutzutage groß. Ein Ablaufplan ist der Leitfaden für Ihre Hochzeit. Eine gute Vorbereitung hilft Ihnen und Ihren Gästen, die Hochzeit genießen zu können. Sie wissen, Sie haben im Vorfeld alles gemacht, was in Ihrer Möglichkeit stand und das ist ein super Gefühl, um in die Hochzeit zu starten und sich zu freuen.

Fazit: LIFE HAPPENS

Die Zeit wird am Hochzeitstag so schnell vergehen und Sie werden sich ein Leben lang erinnern.

Genießen Sie jeden Moment ! Ja, es können kleine Missgeschicke geschehen, beachten Sie das Wichtigste: freuen Sie sich mit Ihren Gästen, diesen wundervollen Tag zu feiern.